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　　各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市財(cái)政廳(局)會(huì)計(jì)處，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局會(huì)計(jì)處，中共中央直屬機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會(huì)計(jì)處，國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局財(cái)務(wù)司會(huì)計(jì)處，解放軍總后勤部財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)局、武警部隊(duì)后勤部財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處，部?jī)?nèi)有關(guān)單位：

　　為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和會(huì)計(jì)信息化建設(shè)需要，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案，特別是電子會(huì)計(jì)檔案，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，我們對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，并起草了有關(guān)說明。請(qǐng)認(rèn)真組織征求意見，并于2014年12月31日前將意見反饋至財(cái)政部會(huì)計(jì)司。

　　征求意見稿及說明全文可在財(cái)政部網(wǎng)站(www.mof.gov.cn)會(huì)計(jì)司子頻道“工作通知”欄目下載。歡迎社會(huì)各界提出修改意見。

　　聯(lián)系人：財(cái)政部會(huì)計(jì)司綜合處李靜

　　聯(lián)系電話：010-68552550(傳真)、68553032

　　通信地址：北京市西城區(qū)三里河南三巷3號(hào)財(cái)政部會(huì)計(jì)司綜合處

　　郵政編碼：100820

　　電子郵箱：li-jing@mof.gov.cn

　　附件：

　　1.會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)

　　2.關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明

　　3.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)》與現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)照表

　　財(cái)政部會(huì)計(jì)司

　　2014年12月1日

　　附件1

　　會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)

　　第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、行政法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。

　　第三條 國(guó)務(wù)院財(cái)政部門和國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第四條 各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

　　第五條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。

　　以下會(huì)計(jì)資料應(yīng)納入歸檔范圍：

　　(一)會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。

　　(二)會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿。

　　(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

　　(四)其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　第六條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

　　第七條 單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：

　　(一)電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由相應(yīng)的信息系統(tǒng)生成和傳輸。

　　(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù);能夠輸出符合歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料;設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。

　　(三)使用的檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，符合電子數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相應(yīng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的索引關(guān)系。

　　(四)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被篡改。

　　(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

　　(六)不屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案。

　　第八條 單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，且同時(shí)滿足第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存。

　　第九條 單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

　　第十條 屬于當(dāng)年歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，一般應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員進(jìn)行移交。

　　因工作需要確需推遲移交、由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)同意，且最多不超過三年。

　　臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)資料的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　第十一條 單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　移交的會(huì)計(jì)檔案為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝;移交的會(huì)計(jì)檔案為電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

　　第十二條 各單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案。利用會(huì)計(jì)檔案的過程中，嚴(yán)禁篡改和損壞會(huì)計(jì)檔案。

　　單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　第十三條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為5年、10年、15年、25年四類。

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　第十四條 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

　　單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十五條 各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷毀。

　　第十六條 單位確定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序進(jìn)行銷毀：

　　(一)單位檔案機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

　　(三)單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，還應(yīng)當(dāng)由信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

　　電子會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

　　第十七條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　第十八條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定處置。

　　第十九條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案;單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定處置，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

　　第二十一條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十二條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

　　移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

　　電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)、相關(guān)軟件一起移交，電子會(huì)計(jì)檔案有相應(yīng)紙質(zhì)載體的，應(yīng)在相應(yīng)的元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。檔案接受單位應(yīng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接受電子會(huì)計(jì)檔案的完整、可讀。

　　第二十三條 關(guān)系國(guó)家安全的會(huì)計(jì)檔案，未經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門及國(guó)家保密主管部門批準(zhǔn)，不得以任何形式將其攜帶、寄運(yùn)或傳輸至境外。

　　第二十四條 預(yù)算、計(jì)劃、制度、審計(jì)等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

　　第二十五條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門，國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國(guó)人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

　　第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的保管要求及相應(yīng)責(zé)任。

　　第二十七條 駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　第二十八條 本辦法由財(cái)政部負(fù)責(zé)解釋，自2015年7月1日起執(zhí)行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自本辦法執(zhí)行之日起廢止。

　　附件2

　　關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明

　　為加強(qiáng)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，針對(duì)目前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作的技術(shù)手段、管理方法、管理流程等的新變化，我們對(duì)財(cái)政部于1998年印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字 [1998] 32號(hào))(以下簡(jiǎn)稱現(xiàn)行《管理辦法》)中有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了修訂，形成了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)》(以下簡(jiǎn)稱《管理辦法(征求意見稿)》)?，F(xiàn)對(duì)《管理辦法(征求意見稿)》作出如下說明：

　　一、修訂背景

　　財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1984年聯(lián)合發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年對(duì)該辦法進(jìn)行了第一次修訂。現(xiàn)行《管理辦法》實(shí)施10多年以來，對(duì)于規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷健全、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的范圍內(nèi)容、承載形式、管理方式、應(yīng)用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關(guān)條款已經(jīng)無法適應(yīng)新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：(一)隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。(二)隨著經(jīng)營(yíng)管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式需要進(jìn)行變革。(三)隨著我國(guó)會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或修訂，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行調(diào)整。

　　二、修訂的主要內(nèi)容

　　(一)明確會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍

　　現(xiàn)行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料，但未對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵進(jìn)行界定。列舉之外的其他會(huì)計(jì)資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，缺少相應(yīng)的判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位在實(shí)際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭(zhēng)議。因此，根據(jù)《檔案法》以及相關(guān)制度辦法關(guān)于檔案的表述，《管理辦法(征求意見稿)》對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了定義，規(guī)定“本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料”。

　　同時(shí)，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》，《管理辦法(征求意見稿)》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的范圍進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該包括(1)會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。(2)會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿。(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。(4)其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　(二)明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計(jì)算時(shí)代的來臨，會(huì)計(jì)信息化步伐不斷加快，電子會(huì)計(jì)資料正逐步取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”。在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)手段已經(jīng)較為成熟，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì)計(jì)檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國(guó)務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)變政府職能、簡(jiǎn)政放權(quán)的精神，也并不符合目前實(shí)際的做法。

　　為此，《管理辦法(征求意見稿)》刪除了備案的規(guī)定，并進(jìn)一步肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性和可替代性(對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的替代)，規(guī)定“單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：(1)電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由相應(yīng)的信息系統(tǒng)生成和傳輸。(2)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù);能夠輸出符合歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料;設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。(3)使用的檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，符合電子數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相應(yīng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的索引關(guān)系。(4)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被篡改。(5)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。(6)不屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案?！?、“單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，且同時(shí)滿足第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存?！?

　　相應(yīng)地，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，《管理辦法(征求意見稿)》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交、銷毀、利用等也提出了有關(guān)要求。

　　(三)完善會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序和要求

　　會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷毀鑒定是銷毀的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)行《管理辦法》第十條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷毀的具體程序，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，同時(shí)要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)的責(zé)任，對(duì)于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會(huì)計(jì)檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷毀，會(huì)計(jì)檔案銷毀工作很難有效實(shí)施。因此，《管理辦法(征求意見稿)》增加了銷毀鑒定的程序和要求，規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷毀。”

　　監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷”。會(huì)計(jì)檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，由內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)銷已經(jīng)能夠起到應(yīng)有的監(jiān)督作用，國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案再由財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷，實(shí)際意義不大，也增加了行政管理成本。為此，《管理辦法(征求意見稿)》刪除了財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時(shí)進(jìn)一步明確單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，規(guī)定“單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，還應(yīng)當(dāng)由信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷。”、“監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章?！?

　　(四)結(jié)合實(shí)際需要完善或修改相關(guān)內(nèi)容

　　一是延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)(檔案工作人員)的期限。現(xiàn)行《管理辦法》要求會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)以及業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要隨時(shí)查閱。為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)往往申請(qǐng)推遲檔案移交的時(shí)間。為此，《管理辦法(征求意見稿)》規(guī)定，“屬于當(dāng)年歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，一般應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員進(jìn)行移交。因工作需要確需推遲移交、由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)同意，且最多不超過三年。”

　　二是完善會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國(guó)家審計(jì)部門的審計(jì)中或者出于司法需要，會(huì)計(jì)檔案會(huì)被借出。因此《管理辦法(征求意見稿)》規(guī)定，“單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！?

　　三是明確代理記賬中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理問題。近年來，我國(guó)會(huì)計(jì)服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬。因此，《管理辦法(征求意見稿)》規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的保管要求及相應(yīng)責(zé)任”。

　　四是根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用情況，將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由五類改為四類，刪除了三年的定期保管期限類別，并相應(yīng)調(diào)整了附表中的保管期限。

　　相關(guān)附件：

　　會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿).doc

　　關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明.doc

　　《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見稿)》與現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)照表.docx