報表程序主要有三大系統(tǒng)：一是報表定義，即建立描述文件;二是報表輸出，即根據(jù)描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表;三是報表維護(hù)，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。

　　進(jìn)行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從賬目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”;其二是從前期的報表或其他報表或本表中經(jīng)過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數(shù)公式文件”，一個叫“計算公式文件”。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關(guān)系進(jìn)行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。

　　一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的?為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯(lián)系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”。

　　這樣，進(jìn)行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數(shù)公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。

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