當前位置：東奧會計在線>注冊會計師>審計>專業(yè)問答>正文

采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動有哪些內(nèi)容

來源：東奧會計在線責編：cyw 2020-04-30 14:26:55

精選回答

東奧注冊會計師

2026-03-11 20:10:28

采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動有制定采購計劃、供應商認證及信息維護、請購商品和勞務(wù)、編制訂購單、驗收商品、儲存已驗收的商品、編制付款憑單、確認與記錄負債、辦理付款、記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。

制定采購計劃

生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃。

經(jīng)部門負責人等適當?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購。

供應商認證及信息維護

通常對于合作的供應商事先進行資質(zhì)等審核、將通過審核的供應商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應商清單。

及時對供應商信息變更進行更新。

采購部門只能向通過審核的供應商進行采購。

請購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制)

倉儲部門填寫請購單，通常由倉儲部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。

生產(chǎn)部門填寫請購單，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。

對于日常采購的請購，應當根據(jù)請購單進行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預算負責的主管人員簽字審批。

編制訂購單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制)

采購部門負責編制訂購單，發(fā)出訂購單。

采購部門對經(jīng)過恰當批準的請購單發(fā)出訂購單，詢價后確定最佳供應商，但詢價與確定供應商的職責應當分離;對于大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商。

采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負責審批；金額在人民幣××元至××元的請購單由總經(jīng)理負責審批；金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批。

采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當審批的請購單生成連續(xù)編號的訂購單。

驗收商品(連續(xù)編號控制)

驗收部門首先需要比較所驗收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點商品并檢查商品有無損壞。

驗收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預先按順序編號的驗收單。

驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收。

驗收人員應將驗收單其中的一聯(lián)送交應付憑單部門。

儲存已驗收的商品(職責分離控制)

儲存崗位與驗收崗位應當職責分離。

限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨。

編制付款憑單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制)

確定供應商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性。

確定供應商發(fā)票計算的正確性。

編制有預先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應商發(fā)票等)。

獨立檢查付款憑單計算的正確性。

在付款憑單上填入應借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。

由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。

確認與記錄負債(職責分離控制)

應付賬款確認和記錄相關(guān)的部門一般有責任核查購置的財產(chǎn)，并在應付憑單登記簿或應付賬款明細賬中加以記錄；在收到供應商發(fā)票時，應付賬款部門應將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂購單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應與驗收單上的資料進行比較。

記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。

在手工系統(tǒng)下，應將已批準的未付款憑單送達會計部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計主管應監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當性；通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性。而獨立檢查會計人員則應核對所記錄的憑單總數(shù)與應付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應付賬款總賬余額與應付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

對于每月末尚未收到供應商發(fā)票的情況，則需根據(jù)驗收單和訂購單暫估相關(guān)的負債。

辦理付款(授權(quán)審批控制)

獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

應由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負責簽署支票。

被授權(quán)簽署支票的人員應確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。

支票一經(jīng)簽署就應在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付款。

支票簽署人不應簽發(fā)無記名甚至空白的支票。

支票應預先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。

應確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。

記錄現(xiàn)金、銀行存款支出(職責分離控制)

以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：會計主管應獨立檢查記入銀行存款日記賬和應付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

想全面掌握采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動，了解更多相關(guān)內(nèi)容可查看采購與付款循環(huán)的重大錯報風險。